Comment passer en flex office en 2023 ?

Avec l’accélération du télétravail consécutif à la pandémie, se pose la question de l’organisation du travail pour toutes les entreprises.

En effet, conserver un nombre de postes de travail égal à l’effectif de l’organisation n’a en 2023 plus aucun sens, sauf pour des activités réglementées. Alors qu’un salarié sur 4 travaille de chez lui chaque jour, il est plus que tentant de libérer de la place au bureau !

Plutôt que de réagencer les bureaux suivant la même organisation, pourquoi ne pas repenser en profondeur l’espace global de travail ? En effet, avec un cadre plus agréable, convivial et collaboratif, les collaborateurs seront plus enclins à revenir en entreprise.

Chaque matin, en arrivant au travail, ce n’est plus vers leur bureau habituel qu’ils se rendront, mais vers un casier. Ils prendront leur ordinateur portable et leurs dossiers, avant de s’installer au poste de leur choix.

C’est la définition du flex office, qui suppose de ne plus avoir de bureau attitré. On partage son bureau avec ses collègues, quels qu’ils soient, dirigeant, manager ou simple stagiaire.

Les avantages du flex office

Des espaces plus vivants et inspirants pour libérer la créativité et susciter la collaboration

En réinventant la façon d’occuper ses locaux, l’entreprise réinvente également sa manière de penser le travail. Exit les espaces cloisonnés et les bureaux fermés, à présent les espaces de travail ressemblent à des lieux de vie. Ainsi, on met en commun le mobilier et les écrans d’ordinateur. On met en commun aussi et surtout les compétences, pour améliorer la performance collective.

L’organisation en mode projet devient « reine » grâce aux nouveaux aménagements « flex ». On peut s’installer à côté de collègues avec lesquels on a besoin de collaborer à un instant T. Ou bien réserver un box de confidentialité pour téléphoner, ou encore un espace brainstorming pour progresser sur une mission…

Selon ses besoins ou son humeur du jour, l’employé s’installe à l’endroit qui l’inspire le plus. Grâce au flex office, l’entreprise améliore son agilité. Elle offre une expérience de travail différente et complémentaire de celle du home office.

L’explosion du numérique du fait de la pandémie favorise le passage en flex office

Airbnb, Esso, Adidas, le Bon Coin… Autant d’exemples de groupes qui ont fait le pari de passer en flex office. Avec la pandémie et l’incertitude sur les risques sanitaires en entreprise, on a cru un temps à la fin du flex office – ainsi que du coworking qui en est la déclinaison en « tiers-lieu ». En cause, le principe de partage des équipements et des postes de travail. Ceux-ci censé favoriser la dissémination du virus.

Mais la réalité économique est là, virus ou pas. L’entreprise qui veut survivre sera collaborative ou ne sera pas, à l’ère de l’explosion du numérique. Les entreprises se sont adaptées pour mettre en œuvre des protocoles sanitaires rigoureux : espacement des postes de travail, nettoyage quotidien des surfaces, plexiglas etc…

Une flexibilité qui séduit de plus en plus les PME

En ce début d’année, la promesse de lendemains meilleurs avec l’arrivée de vaccins efficients fait ressortir des cartons les projets d’aménagement ou réaménagement en flex office. Avec un intérêt croissant des PME, jusqu’ici réticentes à implémenter ce mode d’organisation longtemps l’apanage des grands groupes.

Avec le constat que le taux de vacance des postes de travail s’élève à 40% en moyenne, il est clair que les entreprises peuvent générer des économies d’immobilier substantielles. Encore plus du fait de l’expansion du télétravail qui réduit plus avant encore le temps de présence au bureau.

Pour celles qui sont en croissance, start-ups, acteurs du numérique, c’est l’occasion d’éviter un déménagement. Il convient d’optimiser l’espace disponible et offrir plus de services aux collaborateurs. La qualité de vie au travail est le maître mot de ses dirigeants, pour fidéliser leurs talents dans un secteur toujours plus innovant et concurrentiel.

Ainsi, les bureaux libérés permettent de gagner en espaces collectifs. Avec par exemple, de nouvelles salles de réunion de différents formats, une plus grande salle de restauration, une salle de sport, des bulles vitrées pour trouver le calme. En complément, l’aménagement d’un espace d’accueil ou d’une salle d’attente permet d’améliorer l’image de l’entreprise.

Les inconvénients du flex office – et les règles pour les surmonter

Le flex office a ses -nombreux- détracteurs qui l’accusent de déshumaniser l’espace de travail en rendant les open space encore plus impersonnels qu’ils ne l’étaient au temps du bureau attitré.

De fait, le déploiement du flex office est parsemé d’échecs en tout genre et rétro-pédalages de la part d’entreprises. Celles-ci sont soucieuses d’innovation mais souvent mal préparées à l’exercice de transformation qu’exige ce modèle.

Or justement, la première règle à avoir à l’esprit est que les salariés sont par nature réticents au changement. En effet, le fait de retrouver chaque matin son bureau et ses dossiers personnels ont pour beaucoup un côté rassurant. Cela rend légitime la place de chacun dans l’entreprise.

Le collaborateur qui perd son bureau attitré peut avoir le sentiment de perdre son statut. D’autant que longtemps, la taille du bureau a signifié une certaine position dans l’entreprise.

Avec le flex office, on cherche au contraire à instaurer une communication plus horizontale. Tous les collaborateurs, y compris les managers, travaillent côte à côte et peuvent demander conseil à leurs collègues. Cela permet de communiquer davantage et de partager des expériences. Ce qui permet de renforcer les relations de confiance mutuelle entre les salariés et les équipes.

Cependant, cet objectif que vise de plus en plus d’entreprises ne va pas de soi, et il exige une préparation et une mise en œuvre minutieuse pour vaincre les réticences et convaincre les plus sceptiques.

Une règle d’or pour réussir son projet de flex office : associer l’ensemble des collaborateurs à la démarche

Toute entreprise désireuse de passer en flex office se doit d’impliquer les collaborateurs dans son projet de transformation et d’utiliser des outils digitaux efficaces pour travailler en mode projet.

Quel qu’il soit (Teams, Slack, Workplace ou autres Talkspirit, pour citer un opérateur made in France…), le réseau social d’entreprise constitue un outil indispensable pour susciter la discussion avec des questionnaires, impulser des idées, recueillir une validation sur le projet flex office. Un logiciel de gestion de projet assure en parallèle la tenue des objectifs et le respect du calendrier, idéalement en mode agile.

Attention à ne pas brider la créativité, sous couvert d’impératifs budgétaires ou d’exigences de planning ! Il convient de garder à l’esprit qu’un projet flex office implique un budget minimal conséquent pour assurer à tous un environnement de travail de haute qualité, puisque tout est partagé.

Pas de flex office réussi sans mobiliers ergonomiques, éclairage réglable, réseau Wi-Fi robuste, connectiques performantes à chaque place et système de stockage des fichiers!

Et surtout pas de mauvaise place en arrivant le matin  – celle la plus loin des baies et à côté de la photocopieuse … Un logiciel de gestion des espaces doit pouvoir garantir aux collaborateurs l’accès à des emplacements calmes, lumineux et fonctionnels. Il doit aussi lui permettre de réserver facilement des salles de réunion dotées des équipements nécessaires pour communiquer efficacement avec des collègues ou partenaires en présentiel comme à distance.

Privilégier des tests avant de déployer

En résumé, la mise en œuvre d’un flex office nécessite une organisation bien huilée, qui requiert le recours à des prestataires externes soigneusement sélectionnés pour faire les bons choix et assurer un retour sur investissement de l’opération.

Compte tenu des enjeux, mieux vaut effectuer une phase de test. Commencez par un service avant de passer intégralement en flex office. Cela permet d’avoir du recul, de prendre note des points à améliorer et surtout de répondre aux craintes des collaborateurs. Ceux-ci auront en effet l’opportunité d’expérimenter en réel les nouveaux aménagements « flex ». Ils pourront alors se faire une opinion, bonne ou mauvaise. Cela permettra de rectifier le tir avant un déploiement plus large.

Un impact fort du flex office sur le mode de management

Passer en flex office nécessite d’instaurer un management de confiance plutôt que de contrôle. Un management où l’on ne doute plus de la capacité de ses collègues à se responsabiliser et à concilier intelligemment vie personnelle et professionnelle.

Ainsi, un intranet efficace, des points d’équipe et brainstorming réguliers dans des espaces conviviaux permettent de maintenir la cohésion de groupe. Avec à la clef un sentiment d’appartenance à l’entreprise conservé, et une culture d’entreprise renforcée !

Evidemment, l’implication des managers en amont des projets flex office est déterminante. C’est à eux qu’il revient de communiquer, sensibiliser les équipes et accompagner le changement. Si nécessaire en leur dispensant les formations adéquates pour mener à bien cette délicate mission !

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